对于那家有不到五十人的北京公司来说, 在腊月里去安排新春年会的日程表, 通常比制定节目单的事情还要更早就已经确定下来了。
毕竟, 这是一支有三十多个人组成的队伍, 不管是选择从望京出发、从西二旗出发, 还是选择从国贸出发, 只要往北边走出去一个小时就能到的地方, 和那些需要往北边两个半小时才能抵达的地方, 在到达现场之后能够去做的那些事情之间, 是完全不一样的两回事；再加上在那个年份结束之前的好几个星期里面, 那些位于北京郊区的院子、还有温泉酒店以及滑雪场等等这些场所, 都在拼命地争夺同一批想要在工作日之外去放松的人。
这个创意要是放在纸上, 那可是能变得没边儿的大。可一旦要把它落在这个特定的规模里头, 放到这个特别的季节里去, 再加上这趟不短的车程来算总账, 得先掰着手指头想清楚一个实在的问题: 就是等那一大拨人到齐了以后, 留给大伙儿干活的时间还有剩下的那点体力, 还能有多少。
一、年前的排期先于创意
腊月里真正能用的周末只有两段
北京的年会季是从十二月中旬这一头开始的, 到腊月二十前后这尾基本上算是收尾了了, 中间还夹着元旦这样一个日子在里面, 真正适合三十几号人出城去过个夜的周末, 通常来说就只剩下两段这样子的时间, 第一段是在元旦之后、腊月十五之前这段时间, 价格还没有升起来, 场地也还有得挑、有选择的余地, 第二段是贴着春节这个日子, 外地在北京的同事开始陆续请假这样子, 人数是非常很难凑齐的啦。
排期若是定在第二段的话, 方案就得按照有人来不了这个情况去进行设计, 奖项要按照实际到场的人数来进行准备, 分组的时候需要留出替补的位置, 合影方面不需要追求所有人都在现场。
反过来讲, 如果定在第一段的话, 天气虽然会更冷一点, 但是档期方面会更加宽松一些, 能够谈到连住两晚以及包含一间独立活动厅这样的条件。
车程吃掉的是开场那半小时
从城区往北边走, 去昌平那个方向, 大概一个小时上下就能到达。要是去怀柔雁栖湖那一块儿的地方, 需要走京承高速再转范崎路, 一切顺利的话, 得花一个半小时。而密云古北水镇这个地方, 花了两个半小时才到, 那是非常正常的情形。
再去延庆的玉渡山和百里画廊, 至少也要两个小时以上。表面上看, 这点时间差别似乎只有一个小时那么多。但是这个差别落实到的整个行程安排上面来, 结果却是会直接影响整个行程的开端是否能够完整地展开。
这种参与人数有30人多的活动, 通常只安排2天1夜的时间, 真正能够灵活使用的空闲时间段, 只是集中在第2天的上午一直到中午开饭之前这个期间。
对于需要单独乘坐车辆、单程耗时要2个半小时才能到达目的地的队伍而言, 他们通常在头一天的晚上9点以后的时间才能够抵达住宿地点, 而在第2天的午饭过完之后, 就必须马上整理好行李并登上返程的汽车。
在这段原本比较短暂的上午时间里, 还要进一步扣除吃早餐、从酒店办理退房手续以及大家集中队伍等必要的耗时环节。所以, 那些原本在计划中设想好的雪地竞技游戏项目, 到了实际执行的时候, 最终往往只能压缩变成40分钟的一段简短体验过程。
二、创意的起点是这群人
把过去一年的事做成关卡
那是一个非常小的公司, 成员数量只有三十几人。几乎每个人都参与过那个相同的项目。每个人都曾经吐槽过同一个客户。每个人也都经历过那一次通宵工作。这些共同记忆是非常合适的素材来源方面可以这样操作。把项目代号直接做成关卡的名称。
可以把那次失败的提案内容做成了问答环节。可以把办公室里普遍流传的一些口头语变成隐藏起来的线索线索不需要多么珍贵或者复杂。那些道具本身完全没必要花费高昂的成本来进行购置。真正昂贵的东西在于有人愿意花心思把这些发生的事情逐条进行整理罗列出来。
这种创意的落地成本主要是在设计环节以及手工制作环节上头, 它不是在采购环节上面。拿出二十张手写的卡片, 再加上几段录音的内容, 然后弄来一堆旧的照片, 最后配套上一条清晰的规则说明, 就足以支撑起一个长达一个半小时的活动。
和去租那些现成的成品道具相比, 参与者们是更容易记住这是他们自己团队所做的事情的。
一个主题要拆出三种参与方式
在三四十人的范围内, 身体条件的不同和兴趣爱好的差异, 其实是比人们所想的还要大的。这里头有的人是很乐意在满是雪的地方跑上一整个下午的, 有的人呢只是想要坐在那里进行交谈, 还有的人是需要随时随地接听电话的。
对于同一个主题来讲, 最少也要去准备好三种不同的入手方式, 那分别就是活动的样子, 安静下来的样子, 以及用眼睛去看的样子。
活动的部分安排了竞技闯关, 安静一些的部分包括了手工制作、书写春联、包饺子以及在炉边闲聊这些内容, 而观看的部分则涵盖了影像展示以及抽奖和颁发奖项的环节。
这三条线索是并行开展的, 这样大家就不会出现站在旁边刷手机这种情况了。这样的结构对小规模的团队来说是非常关键的, 因为人比较少, 如果有一个人没有参与进来, 那么全场的人都会很明显地看出来。
三、冰雪主题的落地成本
雪场与冰面的三种用法
北京周边环境里的冰雪主题项目, 它最终的落地方法, 大概也就是有三种情形存在。第一种情形是去借用那个滑雪场已有的雪道资源, 然后团队方面只去做一些像什么雪圈滑行或者是雪地拔河这类门槛比较低的游玩项目, 而那些需要的滑雪工具设备, 全都是由那个滑雪场来提供的。
第二种情形就是场地自己花钱或者想办法去造出雪来, 然后在上面铺设出一条长度有几十米这么长的雪道, 不过这个做法的成本高和低, 它是跟当时的天气状况直接挂钩绑定的。
第三种情形是去找到那些拥有天然冰面的地方, 比如水库或者湖面的冰面, 在那里开展冰车游玩或者是玩冰陀螺的活动, 但是这个环节当中, 关于安全界限到底该怎么去划分这个问题, 它是最难去处理清楚的。
有三十多个人选择第一种方式是最省心的。因为雪场那边提供了缆车和魔毯, 还负责救援以及保险工作。队伍方只需要按照雪场的规定, 分批让队员进入滑雪道就行。这样做也有代价, 就是时间会被雪场切成碎片。
因为排队买票和租借装备要花掉一半的时间。第二种方案自由度确实很高。但是需要提前一个星期时刻关注气温情况。一旦气温回暖。冰雪就会化成泥浆。第三种方案不建议小团队协作自行组织。由于冰层有多厚没有经过专业的测量。潜在风险是根本无法把控的。
室内那间屋子决定成败
在二月的北京郊区那里, 白天的气温是在零度上下的, 要是山里起了风的话, 身体感觉到的温度还要更低一些。像这样有三十多个人参加的活动, 那个场子里面呢, 最少也得有一间屋子, 那间屋子要能够同时把所有人都容纳进去, 这样的话就用来开场、取暖、吃饭、颁奖等等。
有很多院子虽然看着很漂亮, 可是它们那里的客厅也就只能坐十几个人罢了, 到了最后时候, 所有人全都拥挤在那个餐厅里边, 这样一来这个活动的整个流程全变得乱七八糟的了。
在预订场地的时候, 一定要把这三个事情问个明白, 看看这间屋子能不能把所有的客人都安排坐下, 看看是不是能够播放音视频内容, 看看取暖设备是不是足够用, 在这三个事情里面, 只要有哪一个事情是答不上来的, 整个方案就得重新修改。
夜场灯光与取暖的隐性支出
把时间放在天黑以后的户外环节, 灯光这个必需品是一定要准备的。因为场地自己带的路灯, 通常来讲只够起到照明的作用, 但是不够用来拍合影, 也不够用来搭建舞台。如果你需要临时拉电线、租借灯光设备、请专职电工来帮忙, 这是一笔费用, 而这笔费用是很容易被遗漏掉的。
关于取暖这件事情也是同样的道理，无论是在户外使用暖炉还是在室内使用电暖器, 一旦功率变得很大, 就会出现跳闸的情况, 所以大家需要提前确认电容。
这些支出项目从表面单独来看并不是很大, 但是把它们全部加起来的话，可能会占到整个活动执行费用的两到三成, 陀螺会奖在提供报价的时候通常会把这些内容单独列出来。
四、字节在昌平静之湖的三十三人
在昌平的静之湖那个地方, 冰雪嘉年华这件事是排在 2 月 10 日进行的, 字节来了三十三个人, 从最开始进场到最后结束, 全程都在围着雪场和冰面转悠, 二月的昌平时分, 大白天要是站在雪地里面超过半个小时, 手指头就会开始发僵, 所以这场活动的那个节奏就不是玩满整个时间那种意思, 而是玩几段、暖几次这种。
冰上项目怎么排队
把三十三个人放在雪场这里边的话, 那么其实是非常的不显眼的。你看这个雪圈道一次就放十几个人进去了, 那要是跑上三趟下来的时候, 那就是四十分钟了；再看这个冰车场地它本身就更小一些了, 所以说同时在那个场上呆着的人数也是要被管起来的。
而真正的那个决定了大家的体验感的到底是东西, 还是那个分批进行的规则以及等待区的情况。
通常大家会把三十三个人划分为三个小组, 其中有一个小组会在雪圈道那边活动, 另有一组人会在冰车区参与相关项目, 剩下的那一组人则待在室内从事手工制作或者书写春联等活动, 并且这个轮换的频率设定为每过四十分钟就进行一次转换, 在需要进行角色切换的时候, 大家不能仅仅依靠大声呼喊来完成指令的传达, 而是必须依据早已确定好的固定集合地点以及具备清晰显示作用的时间牌来进行操作, 关于在现场等待别人的情况而言, 只要相关的规则制定得足够清晰和明确, 那么参与者之间的抱怨情绪自然就会明显减少大半。
三个组刚好
这三十三个人的团队被划分成了三个小组, 每个小组各有十一名成员, 这种分组方式是在规模不大的情况下比较合适的一种安排。如果只是设置两个对抗组, 就会多出一个小组只能处于旁观的状态；如果设成四个组, 则会让每一个项目上的人数显得不够充足。
把人数定在每组十一人, 可以让雪圈道坐满, 冰车也能排开, 室内的桌子也能容纳得下。在具体进行分组的时候, 要先按照部门来确定组长, 然后再由组长来抽取人员, 这样才能有跨部门混合搭配的机会。
台账停在哪
这段记录当中所留存下来的信息, 包括了参与的人数、具体的日期、所在的区域、使用的场地以及所涉及的项目等等内容。关于所产生的费用还有现场的评价这两项, 目前在对应的字段这里是没有进行体现的。所以针对这一块儿的情况, 我们主要是就来简单地说一下相关的组织方式到底是怎么样子的。
具体体现在三十三个人是怎么进行分批处理的, 现场的场地是在室内还是室外之间进行了什么样的切换操作, 还有哪些特定的环节是需要提前去抢占位置的。至于说是玩得究竟好还是不好这一点, 我们是不在这里专门去替这一场活动补充任何结论性的说法的。
五、光辉世联三十七人的室内版本
北京光辉世联科技有限公司那里的三十七个人, 根本就没有出城去。到了2月9日那个晚上, 他们是在朝阳区举办的, 而且举办的那个活动名字叫做“今夜百乐门”, 这还是一场地缘主题性质的晚会。
这个时间, 是比字节那一场要早上一天的, 至于说规模上面, 是多出了四个人的样子, 但是在具体的做法方面, 那可是完全走上了另一条完全不同的道路。
场地一栏只写到区
这条记录的场地栏这里没有具体的场馆信息, 仅仅写到了朝阳区这个范围, 这是属于记录粒度停留在区一级的情况。在北京市的城区里面, 能够承办年代主题类活动的场地其实有很多, 比如一些老式的剧院、由舞厅改造过来的空间, 还有带有镜面舞台的设备餐厅等等, 这些都有可能承接相关的业务活动。
但是因为台账里面对具体是哪一个场地进行了留档, 这一部分确实是没有找到, 所以说在这里就不替他去填写具体内容了。
可以确定的一点是, 对于室内场地的逻辑选择而言, 三十七个人并不需要多大的厅面, 大家真正需要的, 是一种能够把门关起来的空间感受, 一旦门被关上了, 灯光也压下来了, 那么外面那些写字楼的身影就自然消失了, 这个时候那个年代的氛围感才能真正地立得住脚, 关于城区场地的档期安排以及消防报备的相关手续问题, 陀螺会奖这个奖项通常会选择在签约的前夕去统一核对一遍这些细节。
年代主题的道具从哪来
百乐门这类主题, 主要是靠音乐、灯光和服装这三件事来撑起来的。至于服装, 是可以去租到的, 但是在租的时候, 一定要提前把尺码和清洁度这两点给确认清楚了。
再就是音乐方面了, 千万要注意避开那些需要去办商业授权才能用的原版录音制品, 最好是用现场的乐队来演奏, 或者是去买一些已经获得过授权的音乐库里的曲子。
还有那个布景, 可以用自己去做的道具, 比如像霓虹灯牌、珠帘、还有老式的海报, 这些都可以想办法搞到, 但是绝对不能使用那些受版权保护的所谓的电影剧照, 更不能使用那些有品牌标识的东西。
在经济支出这一点上, 对于规模达到三十多人的年代主题项目来说, 资金投入的侧重点主要集中在灯光设备以及服装租赁这两个方面, 相比之下, 场景布置所占的比例反而相对较小, 属于较小的部分。
通过将入场口设计成一条长度不长的弄堂样式, 这种处理方式比单纯地在表演舞台上堆积大量的道具元素, 能够更加有效地让参与者产生身临其境的感受；此外, 因为参与人员数量中多出来的那四名成员, 恰好具备条件以单独开设一方互动区域来进行活动。
六、赤坎古镇那场二十三人，只作参照
把视线再往南边移一移, X Transfer 这个团队里面的二十三个成员, 在三月七号这一天去到江门赤坎古镇那里走了一场叫做“赤坎风云”的活动。
三月份的时候岭南地区的气温已经开始回升变暖了, 所以这支队伍是能够整个晚上都在外面户外的环境下进行相关的活动的, 现实存在的有骑楼、码头和街巷这些地方本身就已经成为了现成的布景了, 那么创意团队需要做的事情就是把各种各样具体的任务点给嵌进去, 他们是完全不需要从零开始重新搭建一个全新的世界出来的。
实景街区与自造布景的差别
赤坎这个地方怎么游玩, 是靠真实的街区来做支撑的。任务点还有商铺, 都和老房子、旧宅子、码头这些事物紧密地联系在一起。参与者要拿着地图在村里头走, 走的这一路, 都是别人日常生活的地方。在北京周边, 能够找到拥有类似这种结构纹理的地方, 可以说是少之又少。
像古北水镇的水街, 还有石林峡下面的村落, 以及慕田峪长城脚下的村道, 这些地方可以替代一部分的功能。只不过这些地方都受到景区管理的严格约束, 不能随便粘贴东西, 也不能自己去搭台子弄什么活动。
你要么就接受那个景区定下来的管理规定, 进而去使用那里的景观环境, 或者换一个你自己能够自主改变的庭院地点, 然后从最初开始来打造景致。
三月岭南与二月华北
同样的户外剧本, 到了赤坎这个地方, 时间可以被拉长到四个小时, 而且中间不设置室内的补给点。但是在北京的二月, 户外的环节必须压缩到一个半小时内, 中间一定要回到室内里去。
这根本就不是玩法的问题, 而是体感温度的问题。在做跨区域借鉴的时候, 得先把活动的时长按照当地的最低气温砍掉一半, 然后再来谈创意的事情。
七、小团队最容易踩的三个坑
布景压过体验
活动里只有三十几个人, 就算把背景板弄得特别大, 在拍合影的时候, 也只占据了画面非常小的一个角落。把钱全部都投放在布景上面, 参与者所能感觉到的效果仅仅是拍照这件事比较好看, 而在此之后的剩余时间里, 大家仍然处于需要等待的状态。
更为合理的花钱方案应该是这样的方向: 给每个人准备一份道具, 多安排一名教练, 把补给的事情做得非常结实可靠, 并且留有足够宽敞的室内空间。
返程按导航算
系统提供的导航时间指的是平峰时段，如果是周末下午进京方向的话, 需要另外进行计算。像京承高速上的司马台以及京藏高速上的康庄这些检查站, 在返程高峰期队伍排上四十分钟是非常常见的事情。
行程表上面标注的是出发时间是四点, 到达公司的时间是六点, 然而实际情况是至少要等到七点才允许进入城区内。更加稳妥一点的应对办法是在两点半左右就发出车辆, 或者直接将结束收尾的工作安排在午饭结束之后的餐厅门口区域, 确保在半个多小时的时间范围内完成拍照合影和告别道别这件事。
八、常被问到的几件事
Q1, 对于一场由三十多人组成的团队来说, 举办新春年会这一事儿的时候, 是不是必须得出城然后进行一夜的住宿安排呢?
这个情况不一定的, 这主要取决于你到底是怎么想的。北京市里面的那些酒店、轰趴馆还有文创园区, 距离比较短, 返程的时间是可以控制住的, 不过缺点就是空间比较封闭, 根本很难搞出一种离开了办公室的感觉。
出城去过夜这件事的价值, 就在于更换环境, 以及能有整块的时间可以使用, 像怀柔、昌平还有延庆这些地方, 车程一般在一小时到两小时半之间, 刚好卡在可以当天到达又不至于让人太累的区间里面。
如果只安排半天时间的活动, 在市里面的地点肯定会更加稳妥一些；但是, 如果说需要把颁奖、吃饭还有住宿这几项事情全部连成一套来办的话那么去京郊那边找个院子可能就更合适了。
关于第二季度的问题就是, 在冰雪这一类主题当中, 是不是一定非得使用真的雪这种事物。
这个答案是不一定的。真正的雪有它的优势, 也也有它的劣势。它最大的优势就是那个氛围感很足。但是它有一个很大的缺点, 就是会被天气还有雪场的排期给控制住。像我们这种三十几人的队伍, 在雪场里面排队花去的时间, 往往要比真正去玩的时间还要长。
但是呢, 人造雪、仿真雪地, 还有那种室内的冰场, 都是可以替代的。只要配上雪具展示、雪地摄影, 再加上热饮喝一口, 那个氛围也是能够做出来的。这里面的关键问题在于, 必须提前确认场地能不能承受得住重量, 排水是否方便, 还有雪化了之后清理干净是由谁来负责这三件事。
只有把这三项内容都写进合同里面了, 然后再去谈具体的主题为好。
在第三季度, 当有三四十位小伙伴共同参与创意产出的时候, 预算的资金应当被重点投入到哪一个具体的环节或者领域之中呢?
把钱压在每个人都能参加的环节上, 别压在人一碰就过的视觉面积上。三十来人的活动, 弄一个大装置, 能用的时间多半也就是合影的十分钟。拿一样多的钱, 换成人手一个的小道具, 多请个带队教练, 再把室内的暖气和热饮弄得舒服点, 这种体验差别就更实在。
从经验来看, 执行费和餐饮费占了大头。布置场景的钱控制在总预算的一成到一成半左右就行。剩下的钱要留着当机动经费, 好应付天气不好或者人数变动的情况。
关于问句第四点, 在年底这段时间档期安排得非常紧张的状况下, 到底采取什么样的具体办法才能够确保成功预订到比较符合心意的场地。
把决定时间提前一下。在腊月里的周末, 位于北京郊外、带有独立活动厅的院子会被人预订, 而这个情况其实从前一年的一月份就已经开始出现了, 虽然三十几号人不怎么占用房间数量, 但提了整院或者整厅的要求，结果可选择的范围反而变得更小了。
具体的处理办法就是同时锁定两个预备方案, 一个选择在昌平和怀柔这条线上, 另一个选择是在密云和延庆这条线上, 先支付给较小的定金以保留档期, 等到人员数量和经费预算都确认下来了之后, 再去退还掉其中的一个方案。
第五个问题就是室内外切换频繁, 怎么把流程安排得一点乱子都没有。
请把“换场”当作是一个正式的环节, 然后把它写进时间表的里面去。而不应该把它仅仅当作是走路这种行为来看待。在每一次进行切换的时候, 都需要预留出十五分钟的时间段出来。这留下的时间是专门用来穿脱外套、补水以及上厕所的。同时还要把集合点固定在一个显眼的位置上面, 并且在旁边配备一块牌子来写着时间的信息。
此外, 主持人手中必须持有一份与当前场地相一致的流程表。这样他才能清楚地知道下一个环节具体是在什么地方进行的。如果说有一个三十几人的队伍参与了活动, 那么在完成一次换场的过程中如果耗时超过了二十分钟以上的情况出现的话。就会导致后续的所有相关环节产生连锁反应式的延误现象。
在Q6当中, 活动结束以后, 我们该怎么去判断这场活动在创意方面到底值不值得投入, 也就是说不值还是值得。
第一步, 先把注意力放到参与情况上面去, 完全不用管照片的事。这时候需要算出三个具体的数, 第一个数是参与到整个主要环节里面的人数占全部人数的比例是多少, 第二个数是每一个单独的环节里面大家平均等待了多长时间，第三个数是那些临时退出或者是离开时间特别长的人有多少个。
接着第二步, 去看看大家的反馈, 专门问三个非常明确的问题, 分别是大家在哪个环节里面在等、在哪个环节里面不知道自己是该干点什么还是别的什么、心里面希望明年的活动里把什么东西给保留下来。
最后一步, 拿出实际开始的和结束的时间, 去跟最开始定好的方案进行对比一下看看。如果发现哪一个环节的偏差超过了整整二十分钟, 那这就是明年必须做出改变的地方。
九、把创意收在能执行的范围内
这次新春年会大概会有三十几个人参加, 创意的上限主要就是由三件事情来决定的, 首先得看车程能提供多少时间, 其次要看场地可以提供什么样的条件, 最后要看总的人数能够被分成多少个组把这三样事情都算清楚了以后, 再去讨论主题, 这样拿出来的方案才不会飘忽不定。
陀螺会奖在这样的活动场次里主要承担的任务是把这个想法翻译成一个具体的时间表, 里面要包含几点发车、到了现场之后再先做一个什么事情、雪具应当怎样发放、如果碰到下雨或者是气温回暖需要修改哪个版本的计划、返程的时候还要预留多少余量。
我们不得不承认这样一个事实, 当同一套冰雪主题的设定, 分别放置于昌平二月份这个时间节点与怀柔五月份这个时间节点的时候, 其实际执行的具体细节存在着截然不同的表现；同样地, 在面对那同样拥有三十几名成员的人员编制情况时, 互联网行业团队作息规律与体力消耗状况, 和制造业行业团队的作息规律及体力消耗状况是不一样的, 因此相关的行动方案必须依据人员的具体情况来进行相应的调整与收敛。
陀螺会奖, 它是那个名为陀螺团建的公司旗下的一个专门做会奖 MICE 业务的一块子牌子, 它, 是负责承接比如那种大型的团建活动, 或者是规模能达到千人的大型活动现场, 还有那些大型的年会活动, 以及说是奖励旅行这种项目来干的, 这个事儿, 完全是依赖了京津冀这一个地方、长三角这一个地方, 还有珠三角这一大块区域的三大直营事业部去操作的, 同时, 它还靠着在京津地带、在上海为中心的华东地区, 以及在广东那一块华南地区的各种关于场地的执行资源, 最终是给大家提供了一个从创意策划这一块开始算起, 一直到场地落位去安排, 再到最后现场的交付工作完成为止的一整块一体化的服务。
这篇内容里的场地条件和流程判断情况, 这些内容是从公开的场地信息以及同类型场次的执行情况整理资料中获取来的, 它并不代表针对任何某一个特定的客户或者场地提供方；而如果在个案记录中出现空缺项目的现象, 就应当按照原始记录的样貌直接保留, 不允许进行事后的补充书写工作；这份材料只是供参考的整理版本, 并不是官方发布的排名榜单。
